Tietoturva nousee isoon rooliin etäviestinnässä

Etätyön kasvun myötä erilaiset ammattimaiset ja ei-ammattimaiset etäkommunikaatiotyökalut ja niihin liittyvä välineistö ovat lisääntyneet viimeisen parin vuoden aikana. Alalla on laajalti tarjontaa. On muun muassa järjestelmiä, jotka vain keskustelevat keskenään tai joihin voi liittyä useammalla eri tavalla, sekä järjestelmiä joiden tietoturvaan voi luottaa bisneskriittisissä asioissa sekä sellaisia, joissa kannattaa keskustella vain hyvänpäivän tervehdykset.

Kun tulin alalle vuonna 2006 oli videoneuvottelun todellinen vaikuttavuus vielä suuremmalta yleisöltä piilossa, ehkä jopa meiltä alan ammattilaisiltakin. Esimerkiksi pääkaupunkiseudulla organisaatiot laskivat että yli 8 kilometrin matkan päähän kannattaa sijoittaa videoneuvottelupiste, jolloin se maksaa itsensä takaisin jo alle viikossa. Usein tärkeimpänä argumenttina oli matkakorvauksilta välttyminen ja ehkä ja työajan säästäminen. Tähän viitaten Lappi loi monessa asiassa pohjaa julkisten projektien avulla ja edisti videoneuvottelun käyttöönottoa sote-puolella.

Myöhemmin tuli trendiksi tarjota työntekijöille mahdollisuutta jopa pienimuotoiseen downshiftaamiseen kun aikaa ei kulunutkaan asiakkaan tai yhteistyökumppanin luo siirtymiseen, vaan oli mahdollista ottaa hieman pidempi kahvitauko ja siten parantaa työn mielekkyyttä. Nyt etätyön muututtua normiksi, monet ovat unohtaneet levot ja tauot kun kaikki ovat saavutettavissa heti paikasta riippumatta. Etenkin nyt korona-pandemian tuoman laajentuneen etätyöskentelyn myötä työntekijöiden jaksaminen on koetuksella, ja on suositeltavaa varata aikaa kalenteriin varta vasten omaa työskentelyä varten.

Millä perusteella valita työkalu?

Etäohjelmiston valitseminen on haastavaa nykyään kun jokaisella palveluntarjoajalla löytyy omat järjestelmät. Valintaa tehdessä on hyvä miettiä mitä ominaisuuksia ohjelmistot sisältävät sekä kuka palvelua tarjoaa. Hallitustyöskentelyssä on hyvä ajatella kuinka kriittisiä aiheita käsitellään ja kenellä on oikeasti oikeus olla mukana kokouksessa. Mitä isommasta organisaatiosta on kyse niin sen suurempi mahdollisuus on yrityksen maalittamiseen  sekä halukkuutta kuulla mitä palavereissa käydään läpi. 

Omalla agendalla on tällä hetkellä rakentaa strategiaa eritoten omien yrityksieni hallituksille eri välineiden käytöstä. Johtoajatuksena on, että WhatsApp:ssa ei koskaan kommunikoida tietoa, joka uhkaa yrityksemme immateriaali-knowhow’ta. Kaikki luottamuksellinen informaatio kulkee omissa valvotuissa ja luotettavissa ympäristöissä. Kuten tiedämme, ilmainen palvelu ei ole se yksityisin palvelu. Turvallisinta on tavata kasvokkain ja jättää kaikki elektroniikka pois, mutta tämän tason tietoturva ei ole välttämätöntä kovinkaan monessa yrityksessä.

Oma ymmärrys mitä kautta omat palaverit hoituvat ja että kaikki osapuolet pystyvät liittyä mukaan vaivattomasti on tärkeää. Iso rooli palvelun käytettävyyden jälkeen ovat fyysiset välineet ja niiden oikeanlainen käyttö. Eikä niin että kriittisessä palaverissa luotetaan oman tietokoneen mikrofoniin ja kaiuttimiin. Kaikki ohjelmat eivät hallitse kaiun kumousta tai se kuormittaa liikaa konetta mitä ammattituotteet eivät tee. Välillisesti se on helppo ratkaisu, mutta olennainen asia on kuitenkin jaksaa keskittyä ja saada kaikki irti palaverin sisällöstä, se voi olla hankalaa jos omat välineet eivät ole parhaita ja audion kanssa on haasteita koko session ajan.

Etätyö ja siihen liittyvät haasteet sekä positiiviset asiat ovat tulleet jäädäkseen, onneksi teknologia mahdollistaa joka päivä uusia tapoja tehdä näitä. Tällä hetkellä pitää vielä kysyä mitä olet valmis uhraamaan tietoturvan puolesta ilman että kokousten pitäminen on liian vaikeaa.

Janne Konttaniemi

Kirjoittaja toimii kahden yrityksen hallituksessa ja on toiminut videoneuvottelualalla yli 14 vuotta. Nykyään hän asuu Rovaniemellä ja valmistuu pian Suomen ensimmäisestä Cyber Master -tietoturvakoulutuksesta.