.

Tietokirjailija ja kokenut hallitusvaikuttaja Anneli Valpola piti Future Boardille koulutuksen 10.1.2022. Hän puhui tiimirooleista ja kertoi tehneensä useissa hallituksissa niihin liittyviä analyysejä ja harjoituksia. Hän suositteli hallituksille mm. yhteistä tekemistä kuten ruuanlaittoa ja vastaavaa yhteistä tekemistä. Sellaisen ohessa hallituksen jäsenet tutustuvat toisiinsa ja tunteminen ja luottamus kasvaa. Tarkastelen tässä blogipostauksessa hallituksen toimintaa tästä Valpolan esittämästä näkökulmasta.

Forming – Storming – Norming – Performing

Hallitus noudattelee Valpolan mukaan Tuckmanin mukaisia ryhmän kehittymisen vaiheita. Tämän mukaisesti kaikki nämä vaiheet ovat välttämättömiä sille, että ryhmästä muodostuu tehokkaasti toimiva kokonaisuus. Henkilöiden väliset suhteet ja yhteinen tehtävien tekeminen kehittyvät rinnakkain näiden vaiheiden yli.

Tuckman’s stages of group development Kuva: Wikipedia

Myrskyämisvaiheen voi toteuttaa vapaaehtoisesti tai se tulee paineen kautta

Myrskyämisvaiheessa ryhmä siirtyy alun ystävällisestä kohteliaisuudesta määrittämään sitä, miten eri mielipiteitä tässä ryhmässä ilmaistaan. Samalla aletaan ymmärtää, millaisia ryhmän jäsenten tyylit ja tavat toimia ovat ja millainen hierarkia ryhmässä vallitsee. 

Paineen kautta tuleva myrskyäminen on usein negatiivista kuten riitelyä tai taantumista marttyyrirooliin, ongelmien välttelyä ja vastaavaa. Tähän joudutaan, jos myrskyämistä ei ole tehty aiemmin muilla tavoin. Valpolan mukaan vapaaehtoinen myrskyämisvaiheen ei tarvitse tarkoittaa konflikteja, vaan varsin maltillistakin toistensa haastamista, joka on saavutettavissa tavallisen hallitustyön ohessa valitsemalla sopivia menetelmiä asioiden käsittelyyn. Näiden vaihtoehtojen lisäksi on toki mahdollista, että myrskyämisvaihe jää tapahtumatta, jolloin hallitus ei kasva täyteen potentiaaliinsa yhtiön haasteiden käsittelijänä ja tulosten tuottajana. 

Fasilitoinnilla ratkaistaan, miten hallitus kehittyy

Fasilitointimenetelmät ovat usein tarpeen hallituksen kokouksissa tehokkaan työn tekemiseksi. Koska tavoittelemme ideoita, koska valintojen tekemistä? Koska haluamme haastaa yhtiössä tai toimialalla vallitsevaa käsitystä – ja koska haluamme syventää ymmärrystä? Onko jossakin työssämme riskinä ryhmäajattelu, josta kannattaisi päästä irti? Olen käyttänyt hallitustyössä monenlaisia menetelmiä, jotta päästään sisällön kannalta tehokkaasti tuloksiin ja vastataan mm. äsken kuvaamiini kysymyksiin. Menetelmät voivat olla tavallisia tunnettuja työtapja, aina tilanteeseen soveltaen

Valpolan näkökulma tämän oheen oli minulla hyvin kiinnostava. Storming-vaihe on ryhmän tehokkaalle toiminnalle on edellytys. Se voidaan saavuttaa sopivilla menetelmillä muun työn ohessa. Valpola käytti esimerkkeinä varsin tavallisia työtapoja kuten aivoriihtä, tuplatiimiä tai kiertävää puheenvuoroa, kun niitä käytetään sopivassa tilanteessa. Olennaista nähdäkseni on, että valmius ja tavat toisten haastamiseen ja oppimiseen yhdessä on jokaisen ryhmän löydettävä ja harjoiteltava. Tämä voi tapahtua sopuisassa tunnelmassa ja etenkin storming-tilanteiden jälkeen on hyvä muodostaa yhteinen suunta ja johtopäätös. Puheenjohtajan vastuulla on tunnistaa hallitustiimin kehitysvaiheita ja auttaa sitä saamaan yhteisiä storming-kokemuksia riittävän ajoissa, jotta se voi kehittyä kohti tehokasta yhteentoimivaa tiimiä.

Hallitus tarvitsee narrin

Valpolalta kiinnostava nosto oli hallituksen tarve narrille. Kuka tiimissä pystyy narrin rooliin eli kertomaan uskottavasti totuuden auktoriteerille? Tähän tarvitaan tiimin narri eli ihminen tai järjestelmä, joka sanoo asiat suoraan ja jota auktoriteetti kuuntelee. Tässä narrilla ei siis tarkoiteta ensisijaisesti vitsailijaa, vaan narrin olennaisena tehtävänä ja oikeutena keskiajan hoveissa oli myös sanoa ääneen asioita, joiden sanominen oli muille rangaistavaa. Hallituksen osalta tämä narri on usein Corporate Governance ja myös muut voivat asettua tähän tehtävään, myös hallituksen sisältä. Joskus mukana voi olla huumorin pilkettä ja joskus suoraan puhujan rooli on täysin asiakeskeinen. Joka tapauksessa tällainen rooli on hallituksessa tärkeä. Tämä antaa myös kiinnostavan näkökulman hallitustyön tarkasteluun: kuka on meidän narrimme?

Luottamus luodaan haavoittuvuudella

Valpolan mukaan hallituksen kehittämisessä toimivaksi tiimiksi toimivat hyvin pitkälti samat menetelmät kuin muissakin ryhmissä. Hän suositteli yhtä omaakin suosikkikirjaani, Patrick Lencionin The Five Dysfunctions of a Team. Samoin hän suositteli hallituksen luottamuksen ja tiimikemian rakentamiseen varsin tavanomaista tekemistä kuten ruuanlaittoa yhdessä tai retkellä käymistä. Näiden ohella yhteiseen tekemiseen voi yhdistää yhtiön toimintaa esimerkiksi havainnoimalla kullekin kiinnostavia asioita yhtiön tiloissa tai messuilla ja tuomalla kutakin itseä kiinnostava asia esille. Myös kunkin jäsenen taustan tai historian jakaminen muutenkin kuin CV-tasolla rakentaa luottamusta. Esimerkkikysymyksenä yhdessä keskusteltavaksi voi olla, mitkä tapahtumat tai tilanteet elämässäsi ovat voimakkaimmin vaikuttaneet johtamiseesi. 

Hallituksen vuorovaikutus nousemassa enemmän keskusteluun

Hallituksen toiminnasta puhutaan useimmiten hallitustyön sisältö ja siihen liittyvät toimintatavat edellä. Tämä on luonnollisesti aivan keskeistä ja kiinnostavaa. Puheenvuorot hallituksen toiminnasta ryhmänä eli hallitustyön ”pehmeästä puolesta” ovat kuitenkin viime aikoina lisääntyneet, josta esimerkkinä Valpolan lisäksi Satu Koskisen kirja Vuorovaikutus hallitustyön ytimessä, jossa hän tarkastelee hallituksen dynamiikkaa ja erityisesti puheenjohtajan ja toimitusjohtajan välistä vuorovaikutusta. Jos aihe kiinnostaa enemmän, keräsimme hallituksen vuorovaikutukseen ja toimintatapoihin liittyviä lähteitä kehittäessämme hallitustyön kehittämisen työkalua.

Kirjoittajasta

Aleksis Nokso-Koivisto osaa auttaa tekniikan tohtorit ja taiteilijat puhumaan samaa kieltä ja tekemään yhdessä asiakasprojekteja kiitellen sitä, kuinka hyvin työt sujuvat ja yhteinen kulttuuri toimii. Hän on perustanut Suomen johtavan piirrosvideotalon Tussitaikurit, animaatiovideoita tekevän Videotiivisteen sekä ollut mukana muissa yhtiöissä advisorina, sijoittajana ja hallituksen jäsenenä. Hän on tiettävästi Suomen ainoa juristi, jolla on tutkinnossa merkittävästi sivuaineopintoja Teatterikorkeakoulusta.

Päivätyössään SmoothTeam Oy:ssä hän kehittää tiimikemiaa ja on kehittänyt mm. hallitustiimi.fi -ratkaisua, joka mahdollistaa yhtiön hallitukselle itsearvioinnin toteuttamisen erityisesti vuorovaikutuksen ja yhteisten toimintatapojen näkökulmasta, sekä samalla tutustumisen hallituskollegoihin.