Rekisteriseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Future Board ry
Yhteystiedot:
Lauttasaarentie 5a B 13
00200 HELSINKI
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Jonna Lipponen
Aleksanterinkatu 37 A 56
33100 Tampere
050 341 0931
jonnalipp@gmail.com
Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Tietosuojavastaava
Toni Rantanen
Ruopionkatu 4 F 44
33800 Tampere
040 515 6731
toni.rantanen@triuvare.fi
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä ylläpidetään yhdistyksen nykyisten jäsenten, alumnijäsenten, kunniajäsenten ja poistuneiden jäsenten tietoja. Lisäksi rekisteriin tallennetaan yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden tietoja.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste: Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn jäsen- ja yhteistyökumppanisuhteen perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- jäsen- ja yhteistyökumppanisuhteen hoitaminen
- viestintä Future Board ry:n tapahtumista ja toiminnasta
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
- nimi
- postiosoite
- sähköposti
- puhelinnumero
- syntymävuosi
- kaupunki
- ajankohta, jolloin liittynyt jäseneksi
Jäsentiedot
- tiedot jäsenten menneistä hallituspaikoista Future Board ry:n hallituksessa
Kumppanirekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- yritys, jota henkilö edustaa
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsentiedot saadaan säännönmukaisesti jäseniltä itseltään jäsensuhteen syntyessä. Yhteistyökumppaneiden tiedot kerätään yhteistyökumppanisuhteen syntyessä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Future Board ry:n ulkopuolelle.
Luovutamme tietoja yhteistyökumppaneille jäsenetulehtien lähetystä varten (esimerkiksi Directors’ Institute Finland – Hallitusammattilaiset ry:lle Boardview-lehden lähetyksen mahdollistamiseksi). Yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
- Agendium Oy
- Tarkoitus: tapahtumatiedotus ja jäsenviestintä
- Accountor Finago Oy
- Tarkoitus: jäsenmaksulaskutus
- Tarkoitus: rekisteri sijaitsee Google Drive -pilvipalvelussa
8. Käsittelyn kesto
- Jäsenten henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin jäsenyys, alumnijäsenyys tai kunniajäsenyys on voimassa
- Yhteistyökumppanien henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin yhteistyökumppanuussuhde on voimassa
- Tiedotuslistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse muuttamalla omia asetuksiaan Agendium järjestelmässä tai pyytämällä erikseen Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
- Jäsenhakemuksia säilytetään enintään 12 kuukautta
9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän hallituksen jäsenet sekä tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.