Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

 

1. Rekisterinpitäjä

Future Board ry

Yhteystiedot:
Lauttasaarentie 5a B 13
00200 HELSINKI

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Jonna Lipponen
Aleksanterinkatu 37 A 56
33100 Tampere
050 341 0931
jonnalipp@gmail.com

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Tietosuojavastaava

Toni Rantanen
Ruopionkatu 4 F 44
33800 Tampere
040 515 6731
toni.rantanen@triuvare.fi

 

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä ylläpidetään yhdistyksen nykyisten jäsenten, alumnijäsenten, kunniajäsenten ja poistuneiden jäsenten tietoja. Lisäksi rekisteriin tallennetaan yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden tietoja.

 

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste: Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn jäsen- ja yhteistyökumppanisuhteen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• jäsen- ja yhteistyökumppanisuhteen hoitaminen
• viestintä Future Board ry:n tapahtumista ja toiminnasta

  4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

• nimi
• postiosoite
• sähköposti
• puhelinnumero
• syntymävuosi
• kaupunki
• ajankohta, jolloin liittynyt jäseneksi

Jäsentiedot

• tiedot jäsenten menneistä hallituspaikoista Future Board ry:n hallituksessa

Kumppanirekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yritys, jota henkilö edustaa

   

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.  

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.  

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.  

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsentiedot saadaan säännönmukaisesti jäseniltä itseltään jäsensuhteen syntyessä. Yhteistyökumppaneiden tiedot kerätään yhteistyökumppanisuhteen syntyessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Future Board ry:n ulkopuolelle.

Luovutamme tietoja yhteistyökumppaneille jäsenetulehtien lähetystä varten (esimerkiksi Directors’ Institute Finland – Hallitusammattilaiset ry:lle Boardview-lehden lähetyksen mahdollistamiseksi). Yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.  

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

• Agendium Oy
• Tarkoitus: tapahtumatiedotus ja jäsenviestintä
• Accountor Finago Oy
• Tarkoitus: jäsenmaksulaskutus
• Google
• Tarkoitus: rekisteri sijaitsee Google Drive -pilvipalvelussa

8. Käsittelyn kesto

• Jäsenten henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin jäsenyys, alumnijäsenyys tai kunniajäsenyys on voimassa
• Yhteistyökumppanien henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin yhteistyökumppanuussuhde on voimassa
• Tiedotuslistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse muuttamalla omia asetuksiaan Agendium järjestelmässä tai pyytämällä erikseen Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
• Jäsenhakemuksia säilytetään enintään 12 kuukautta

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän hallituksen jäsenet sekä tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.